Los softwares de gestión son herramientas muy útiles a la hora de optimizar recursos, gestionar bases de datos, mejorar eficiencia y reducir costes. Claro que no todos los software de gestión son iguales, ya que deben adaptarse a las necesidades de la empresa, la cultura empresarial y el tipo de servicios que ofrece. Actualmente además, deberán tener en cuenta otros elementos como la alta competitividad en un mercado que es cada vez más feroz, y los distintos retos que la tecnología va poniendo en el camino a medida que se desarrolla. Los cambios son muchos y muy veloces, y nada mejor que un buen software de gestión empresarial que permita que la dinámica de la empresa no se detenga y que se adapte a los nuevos desafíos del mercado.
Un adecuado Management Information System, es decir, un Sistema de Gestión Empresarial o ERP (del inglés, Enterprise Resourcing Planning) asegura el éxito de la empresa y su calidad en la gestión integral de la organización.
Para conocer más acerca de los Software ERP y CRM, nos metemos de lleno en el mundo de la gestión de empresas y para ello, comenzamos por el principio.
Un ERP es un sistema de gestión que permite que una empresa puede ingresar datos y controlar el paso a paso de la totalidad de sus movimientos, desde las distintas fases de producción a la logística y las ventas, los proveedores y los clientes, la contabilidad y la gestión de los empleados y sus nóminas, además de poder realizar distintos tipo de negocio.
Una de las soluciones más interesantes de este tipo de software es la posibilidad de centralizar toda la información que maneja una organización y que suele estar dispersa. Esta centralización permite integridad y agilidad al acceder a los datos, optimizando los procesos y permitiendo el acceso permanente a una información que puede ser compartida, impresa, reenviada y archivada.
Estos sistemas de gestión no son nuevos, y su uso se remonta a la Segunda Guerra Mundial. Lo que sí es nuevo es la integración de este tipo de sistemas con las tecnologías modernas, permitiendo una gestión de empresa de tipo inteligente gracias a los desarrollos tecnológicos de los ordenadores y a los nuevos sistemas de almacenamiento de datos, en servidores centralizados o en la nube.
Un ERP se diferencia de otros sistemas de gestión por algunas características clave; entre ellas, la capacidad de integrar datos y de tener por ende relacionados en un único sistema todos los aspectos de la empresa. Así se pueden enlazar las distintas áreas (por ejemplo: toma de pedidos, control de inventario, producción, distribución, cobros, etc), bajo un único sistema. Es claro que no sólo se ahorra mucho tiempo y costes, sino que también se evitan duplicados y fallas más importantes a lo largo de toda la cadena.
Otra característica es su adaptabilidad, pudiendo adecuarse a cada tipo de organización y teniendo en cuenta a sus necesidad concretas, por ejemplo, para la gestión de clientes y de facturación, distribución, pedidos; de proveedores; de producción en todas la etapas del proceso, de almacén y stock, gestión económico-financiera con presupuestos y análisis financieros. ERP también resulta una sólida ayuda en la gestión del área de recursos humanos y las nóminas y los seguros sociales.
Por todo esto es muy importante tener en claro los objetivos de la empresa y sus necesidades antes de elegir un sistema y poder así garantizar su máximo rendimiento. Por ejemplo el ERP SAGE X3 es ideal para aquellas PYMES (pequeñas y medianas empresas) que se encuentran en etapa de crecimiento y necesitan minimizar los errores de tipo administrativo para poder ganar clientes y posicionarse de manera sólida en el mercado, en menor tiempo. Este tipo de sistema ha sido diseñado especialmente pensando en las dificultades que afrontan las PYMES, ofreciéndoles una posibilidad de disminuir costes y una mayor rapidez y eficacia en el rendimiento.
Con esta gestión, la pequeña y mediana empresa puede ofrecer una experiencia de satisfacción garantizada a sus clientes, posicionándose en el mercado como líder al establecer una mejor y más efectiva relación individual, incrementando potencia de marca y fidelización.Todo esto se logra gracias a la gestión integrada que facilita la colaboración interna y externa entre partes, una mayor eficacia en el trato con el cliente respondiendo en tiempo y forma a los requerimientos y un total control en los gastos gracias a su potente herramienta de anticipación que permite garantizar un rápido retorno de la inversión.
Este tipo de software está adquiriendo gran popularidad, y ya son más de 2900 las empresas (y unos 150.000 los usuarios) que se benefician del uso de esta herramienta totalmente integrada con la tecnología Web 2.0.
Para que no haya lugar a dudas, resumimos aquí algunas de sus ventajas y beneficios:
- reducciones en los tiempos de entregas, lo que mejora la atención al cliente;
- reducciones en los costes generales, automatizando procesos;
- reducción en el espacio físico, ya que la documentación se almacena en la nube;
- acceso veloz a toda la información, pues los datos están centralizados;
- aumento de la colaboración entre partes, pues los datos están integrados;
- aumento de la fidelización, al ofrecer un mejor servicio al cliente;
- relaciones entre filiales y delegaciones al compartir un mismo sistema de referencia;
- Independencia a la hora de acceder a la plataforma tanto en idioma como en moneda.
Queda en claro que la revolución digital, incorporada al trabajo cotidiano empresarial, es clave en este contexto. El uso de la nube y sus posibilidades de gestión centralizada, reducción de espacio y de costes han permitido agilizar los procesos y ahorrar, tanto en espacio físico, como en tiempo y en dinero. La nube es el mejor instrumento para optimizar el tiempo y maximizar el rendimiento.
Son varios los casos de éxito ERP y CRM, como los de Contec, AITEX, ASAS y Gran Jonquera Outlet & Shopping que dejan muy en claro que esta solución es fundamental para toda empresa que quiera triunfar en el mercado.