El tiempo es dinero en el negocio de la ingeniería. Es un recurso valioso que, gestionado adecuadamente, ayuda al negocio a ser más rentable. Es por eso que conocer las técnicas de gestión de tiempo recopiladas por el informe de Rekapp, es una buena manera de que la formación específica y la buena gestión vayan de la mano.
Las buenas prácticas en gestión del tiempo, minimizan la cantidad de horas que un profesional emplea en tareas que no son propias de la ingeniería. Para ello, desde Rekapp ofrecen algunas pautas de gestión de tiempo muy valiosas para cualquier ingeniero.
1. Entender cuáles son las horas de mayor capacidad
La clave para gestionar el tiempo con éxito radica en la comprensión del propio cuerpo y del cerebro. ¿Cuándo realiza mejor ciertas tareas? Todos los seres humanos operan usando un conjunto individual de patrones fisiológicos. Todos duermen diferente – unos necesitan más horas que otros para obtener el mismo nivel de funcionalidad, algunos necesitan acostarse temprano y comenzar el día temprano, mientras que otros con incapaces de madrugar.
Durante el día, los niveles de energía y de experiencia cognitiva, tienen picos y valles. El momento de mayor concentración puede ser totalmente diferente al de los compañeros. El truco consiste en estructurar el día en base a las horas más de mayor capacidad cognitiva, para ser extra-productivo.
2. Crear un calendario de organización de tareas
En el área de la ingeniería, existen una gran cantidad de tareas que deben realizarse semana tras semana o proyectos en curso que requieren de una visita mensual u otra programación periódica. Una gran manera de poder organizar esto es crear un calendario predeterminado. Una aplicación de calendario puede ser una gran herramienta, estilo Google Calendar. En cualquier aplicación de calendario se pueden establecer eventos recurrentes y un código de colores para estos eventos que se puedan clasificar de diferentes maneras: diferentes tareas clasificadas por diferentes colores o asignar a cada cliente un color distinto, por ejemplo.
La mayoría empresas, usa el calendario para agendar reuniones u otros eventos en los que hay que cumplir con terceros. Se puede ir un paso más allá y crear espacios de tiempo, asignados a diferentes actividades diarias, semanales o mensuales. Por ejemplo:
- Si a primera hora del día es el momento de revisar el correo electrónico, se debe programar como una tarea diaria. De esa manera, nadie reserva una reunión durante esta franja horaria.
- Si es necesario visitar seis localizaciones al mes para realizar un mantenimiento o chequeos de proyectos, es necesario programar estas visitas en días específicos. Esta es una gran manera de optimizar el tiempo, que permite programar de 2 a 4 visitas en un mismo a día para reducir tiempos.
- Si es necesario escribir un informe posterior a esas visitas, ha que programar un bloque de tiempo para esto, al día siguiente. Esto ayuda a obtener esos informes, en el momento oportuno.
3. Aprender a confiar y a delegar sin perder el control
Los ingenieros son seres perfeccionistas, especialmente cuando se trata de proyectos complicados. Por desgracia, este deseo de control puede dar lugar a convertirse en un manager dominante. No es óptimo estar encima del equipo, pidiendo cada semanas, todos los días, y a cada hora una actualización sobre el progreso. Esto, no sólo ralentiza el proceso, también crea una ambiente de desconfianza.
Si es necesario estar actualizado con todo lo relacionado con el proyecto, es mejor hacerlo a través de un sistema de gestión de trabajos online. Un software que permita actualizar, etiquetar y programar las tareas de un evento, para que todos los participantes puedan tener la información actualizad, es la mejor manera de gestionar adecuadamente el equipo.
Un manager ha contratado a este equipo, gente con talento y con ganas de demostrar su valía. Así que hay que dar un voto de confianza.
4. Revisar las horas disponibles antes de comprometerse
He aquí un consejo simple, que puede salvar a cualquier empresa de ingeniería. Antes de comprometerse con un nuevo proyecto, hay que comprobar de cuánto tiempo se dispone para ese trabajo en los próximos meses. Si todos en la empresa están utilizando un calendario predeterminado, es posible sumar la cantidad de horas libres de las que se dispone a la semana y obtener una imagen precisa de cuánto tiempo va a tomar realmente este nuevo proyecto.
El hecho de no evaluar el tiempo disponible, genera el riesgo de sobrecargar el equipo con trabajo, ejerciendo presión sobre cada miembro de la empresa. Y cuando hay sobrecarga de trabajo y los empleados están estresados, se cometen errores.
Un ingeniero, ¿cómo gestiona sus proyectos a gran escala? ¿Qué consejos de gestión del tiempo necesita?
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