Los eventos sociales y profesionales en los que se presentan marcas, nuevas colecciones de moda, ferias y exposiciones o nuevos productos empresariales de todo tipo cada vez son más frecuentes tanto en Madrid como en el resto de España. Las empresas lo saben, los creadores también y los emprendedores o profesionales buscan siempre una agencia de eventos en Madrid que sepa responder a sus necesidades y que les ofrezca todo aquello que desean o necesitan para brillar y lograr que sus invitados se sientan cómodos y disfruten de la experiencia.
Un evento social y empresarial es una buena oportunidad para hacer negocios, nuevos contactos o para conocer o presentar las nuevas propuestas de empresas o entidades, ya sean deportivas, sociales o fundaciones; pero también puede ser una buena ocasión para reunirse con socios, colaboradores o trabajadores. Desde hace muchos años las convenciones y los eventos empresariales los hemos visto en series, películas o en las noticias; no hablamos de una moda puntual o de algo que se haya inventado ayer, pero lo que sí podemos afirmar es que el concepto de evento ha cambiado. Hoy en día las nuevas tecnologías, el dinamismo y la promoción y difusión también son necesarias, antes y después del evento.
Medir los tiempos
Vivimos muy deprisa, y a las personas les gusta asistir a eventos o presentaciones que no les haga tener que cambiar su agenda y que no les reste tiempo en su vida personal o profesional. Elegir un buen día, un buen horario, ser directos, tener detalles e intentar medir los tiempos es algo en lo que también deberemos pensar; hoy en día «menos es más» y esa es otra realidad que ya pocos se atreven a negar, por tanto hay que centrarse en la previa, el evento y en el post evento, e intentar que todos los invitados acudan y disfruten de ese tiempo a nuestro lado sin prisas y sin mirar constantemente el reloj o el móvil.
Difusión y selección de invitados
Notas de prensa, campañas en redes sociales, generar expectación y elegir a nuestros invitados es otro de los trabajos que podemos delegar a una agencia de eventos, pero deberemos trabajar con ellos mano a mano para evitar esos despistes y olvidos evitables, con una buena organización y un trabajo previo el evento tendrá más éxito y podremos confirmar la asistencia de personas, y en el caso de que alguna persona rechace asistir por otros motivos o compromisos siempre podremos buscar a gente que cubra ese hueco con antelación.
¿A quién invitamos y con invitados podremos contar? Esa es una pregunta que muchas veces surge a la hora de realizar un evento empresarial o social. La lista puede ser extensa y quizás queramos contar con autoridades locales, regionales o nacionales; puede que también necesitemos la presencia de personas famosas para que ejerzan de madrinas o padrinos de nuestro evento, y luego también tenemos la opción de invitar a la competencia y empresas o personas del sector. Eso es una elección personal y también dependerá del tipo de evento que queramos ofrecer y organizar.
Ambiente acogedor y cercanía
Cuando celebramos un evento siempre es necesario crear un ambiente acogedor, cuidar de cada detalle y dedicar tiempo a las personas, pues no debemos olvidar que han venido a vernos; un aperitivo, un desayuno o agasajar a los asistentes con productos típicos de nuestra tierra ayudará a que las personas puedan interactuar entre ellas y también nos servirá para conocer las diferentes reacciones e impresiones de los asistentes.
El espacio o lugar elegido para el evento es algo que también debemos seleccionar con calma, pues no hablamos de una fiesta, boda o reunión de amigos. Hablamos de una fecha y día especial para nuestra empresa o para nuestra fundación, organización o entidad.
Broche final
Unas palabras sinceras y directas de agradecimiento también son necesarias en un evento o presentación, en muchos casos se pueden nombrar a algunas personas que hayan sido parte de nuestra trayectoria, que hayan trabajado en la organización del evento o que lo hayan apoyado y contribuido para que todo fuera posible; cuando damos nombres también es importante intentar no olvidarse de las personas, generalizar siempre es bueno, pero también debemos resaltar la figura y presencia de algunos invitados.
Un posado, foto de familia, realizar un video o reportaje conmemorativo y saber elegir el momento para poner fin al evento también es importante.
La contratación de expertos en eventos, saber delegar, vivir la jornada o las diferentes jornadas dejando el estrés a un lado y disfrutando de lo que estamos haciendo es también necesario.
Para potenciar y crear marca los eventos profesionales, sociales o asociativos son fundamentales.