(dpa) – Según una encuesta representativa encargada por Bitkom, asociación alemana del sector informático, 42 es el número medio de correos electrónicos que ingresan a diario en cada buzón de las empresas y oficinas alemanas.
Una de cada doce personas, el ocho por ciento, recibe incluso cien o más correos electrónicos de trabajo al día. Pero, ¿cómo controlar de manera efectiva este aluvión de mensajes?
Petra Hermann, que trabaja en el estado federado de Renania del Norte-Westfalia como asesora organizacional para empresas y oficinas privadas, explica que esta avalancha de mensajes se puede controlar eliminando directamente de la bandeja de entrada los correos publicitarios y boletines digitales, así como estructurando la misma con la ayuda de varias subcarpetas.
Según el lugar de trabajo y el área de responsabilidad, se pueden crear subcarpetas para cada cliente o para solicitudes de citas, aconseja la asesora.
También tiene sentido crear una subcarpeta separada para los correos electrónicos que aún están por procesar. «Ahí se puede guardar todo lo que puede llevar más tiempo», explica Hermann. «En la bandeja de entrada solo debe estar lo que acaba de llegar o lo que estoy leyendo en este momento», precisa la asesora.
Cuando se sale de la oficina o se cierra el portátil al final del día, lo ideal es que la bandeja de entrada de correos electrónicos esté vacía. «Porque los he subclasificado en carpetas individuales», puntualiza Hermann.
También tiene sentido no distraerse constantemente con otras tareas y no verificar la bandeja de entrada cada tres minutos. «Eso significa que tengo que reservar determinados momentos de mi trabajo para procesar los correos electrónicos», señala la consultora organizacional.
Para ello, prosigue Hermann, la empresa también puede acordar con qué rapidez hay que responder, por ejemplo, a los correos electrónicos de los clientes: «¿Tiene que ser en dos horas o podemos decir que procesamos todos los correos electrónicos en 24 horas?».
Para limitar la cantidad de correos electrónicos, al menos internamente, la asesora también aconseja: «En reuniones decidir acerca de quién debe tener cada bandeja de entrada, qué es importante para cada uno». Según Hermann, no siempre es necesario poner a cada colega en «CC», es decir, en copia, y las normas al respecto pueden discutirse entre todos.