(dpa) – Otro día que pasa y aún quedan tareas pendientes en la lista de cosas por hacer. Se postergan para mañana, una vez más. La mayoría de las personas conocen probablemente el sentimiento de insatisfacción que causa esta situación.
«Muchas veces somos demasiado optimistas con nuestras listas de cosas pendientes», dice Linda Wulff, quien como coach de productividad ayuda a personas a optimizar el manejo de su tiempo de trabajo.
Las listas de cosas pendientes pueden tener un papel importante en ello, porque buscan liberar nuestra memoria y darle una estructura a nuestro día a día laboral.
¿Pero cómo lo logramos? «Comience por hacer una lista general, un espacio en el que realmente pueda poner todo lo que debe resolver», aconseja Wulff. «Pero comience cada día con una lista para ese día», acota.
Esta debería estar visible. «No debería ser un papelito, que desaparece en cualquier libreta», dice Stephan Sandrock, del Instituto de Ciencias del Trabajo Aplicadas ifaa de Düsseldorf, Alemania. «Uno debería tener la lista de pendientes a mano. Así uno libera sus estructuras cognitivas de las cosas que aún quedan por resolver y además se puede alegrar de ir tachando cosas», explica.
¿Qué sistema es mejor para mí?
Hay una grieta entre quienes prefieren lo analógico y quienes optan por lo digital. «Hay estudios que indican que escribir a mano sobre un papel es más efectivo porque se vincula el rendimiento motor con los aspectos cognitivos», precisa Sandrock.
En un trabajo en equipo, en cambio, tiene más sentido tener listas digitales. «Hay que ver qué herramienta se adapta mejor al objetivo que queremos alcanzar», apunta.
Y nos tiene que gustar. «Si uno siente que no le gusta determinada app, entonces tampoco trabajará con ella», dice Wulff. «Cada uno debería encontrar su propio sistema, con el que le guste trabajar». ¿Pero cómo podemos descubrir qué es lo que mejor se adapta a nosotros? Muy simple: probando. «Todos intuimos qué interfaz nos resulta más atractiva».
Dividir lo grande en pequeños pasos
Ya sea de manera digital o analógica, en una lista de pendientes uno debería dividir las grandes tareas en pequeños pasos. «Tiene sentido tener presentes las diferentes etapas y armar algo así como un plan de proyecto», dice Sandrock.
Para ello, según Wulff, es importante escribir en lo posible de manera concreta las metas diarias. Una tarea como «formación de la señora Meyer» no tiene nada que hacer en una lista diaria.
«Esa es una tarea muy compleja y que demanda mucho tiempo». En vez de eso, hay que anotar el paso siguiente concreto: «llamar a la colega y establecer una cita», por ejemplo. «Así, comienza a actuar y no se deja amedrentar por tareas que a priori parecen tan grandes», dice Wulff.
Cuanto mejor se dividan y estructuren las tareas pendientes, más fácil será para el cerebro registrarlas. Wulff recomienda, por ejemplo, utilizar marcas de colores como ayuda. El cerebro las percibe como algo agradable y además ofrecen diferentes posibilidades de estructuración, por ejemplo, de acuerdo a los proyectos, los interlocutores o las prioridades.
Nada de papelitos
A muchas personas les puede resultar difícil establecer las prioridades de manera adecuada. «Tendemos a darle a las cosas una jerarquización que nos es impuesta desde afuera», sostiene Wulff.
Muchas veces, cuestiones apremiantes, como consultas cotidianas de colegas, se tratan primero. Y tareas como instalar un nuevo sistema informático que comenzará a usarse en tres semanas son postergadas. El consejo de la experta es planificar conscientemente dos bloques de dos horas por semana para este tipo de tareas.
«Solo visualizar las tareas ya puede dar estructura», acota Sandrock. «Si eso no ayuda, lógicamente se puede pedir consejo a colegas y directivos». En su opinión, las actividades rutinarias no tienen nada que hacer en una lista de pendientes, porque «entonces la lista se vuelve arbitraria».
Es diferente con tareas que surgen a lo largo del día. Estas deberían estar sí o sí en la lista, indica Wulff. «Si no, se corre el riesgo de que se traspapelen, porque tenemos la tendencia a iniciar listas paralelas». Y entonces, al final del día, encontramos de repente esas pequeñas tareas en post-its, papelitos o mails. Y empezamos a las corridas.
Calcular el tiempo de manera realista
También influye cómo anotamos algo. En vez de generalidades como «taller», Wulff recomienda formulaciones concretas de las tareas como «llevar el auto para cambio de aceite al taller Müller». Y al lado colocar el número de teléfono.
«Muchas veces pensamos: lo anoto así nomás, porque no tengo tiempo para más. De esa manera, nos boicoteamos a nosotros mismos, porque la próxima vez que lo veamos primero tendremos que pensar a qué nos referíamos con ese punto», explica.
Asimismo es importante la gestión del tiempo. Eso significa que hay que estimar de manera realista cuánto tiempo necesito para cada tarea. Wulff recomienda calcular entre 20 y 40 por ciento de tiempo adicional para cada tarea.
La mayoría de las personas, por cierto, trabajan más rápido y más fácilmente en horas de la mañana. Es decir que puede tener sentido encarar trabajos más complejos por la mañana y dejar para la tarde tareas como revisar los mails.
Por Anke Dankers (dpa)