A la hora de celebrar un evento, las cuestiones previas a tener en cuenta, son tan importantes como las atenciones que les dediques a los asistentes con posterioridad al mismo.
Todos hemos tenido la incertidumbre de cómo salir al paso de la correcta organización del evento y no morir en el intento.
Es muy bien sabido que “no hay una segunda oportunidad, para una primera buena impresión”.
1º. Haz buen uso de los espacios limitados
Cuando hablamos de hacer uso de espacios limitados, nos queremos referir a que tú, en todo momento, has de controlar el espacio definido para los invitados. La repartición, compartimentación o separación de ambientes, es imprescindible para causar una buena, o cuando menos, la impresión correcta.
En ocasiones, un exceso de aforo en un espacio reducido, dará una sensación de agobio, por lo que el invitado no se sentirá cómodo para permanecer por mucho tiempo dentro de tu zona operativa. Haz un uso razonable del espacio, ten en cuenta una regla fundamental; calcula 1 metro cuadrado por persona, con esto, conseguirás que los asistentes se puedan distender con un espacio vital suficiente y se abran a tus pretensiones.
La forma ideal de compartimentar la zona operativa (o zona de trabajo), es mediante carpas plegables. Existen de muchos tamaños y modelos, por lo que tan solo tendrás que estrujarte la cabeza en los motivos de decoración con los que las vas a decorar.
2º. La información es poder
Utiliza todos tus recursos para obtener la máxima información disponible de los asistentes que más te interesen. No es una cuestión baladí, se trata de usar esa información en tú beneficio. La información obtenida, te será de gran utilidad a la hora de tratar con los invitados/clientes, conociendo cuáles son sus pretensiones, sus intereses y en general, para mantener una grata conversación en la que desplegar todos tus encantos en los temas de su interés, generando confianza y fomentando el feedback necesario para comenzar con buen pié cualquier relación.
3º. Haz una estimación realista de los asistentes
En tanto que existan los imponderables y las causas de fuerza mayor, siempre quedará la duda a despejar en el momento del evento, de cuántas personas asistirán al mismo. No te desesperes y haz una previsión realista e intenta confirmar la asistencia de todos los que puedas.
A la hora de acomodarlos, y dado que la mayoría te confirmará la asistencia aun sin saber con certeza, utiliza sillas plegables, de esta manera, podrás organizar mucho mejor el espacio dedicado a tu zona de trabajo. La no asistencia de algunos invitados, revertirá en mayor comodidad para los que sí asistan y en consecuencia, podrás desempeñar tus labores más holgadamente. Procura dar una separación sutil entre las sillas plegables, pero siempre, haz una distribución racional del espacio.
4º. Los detalles marcan la diferencia
Todo buen proyecto se distingue de otro, en ocasiones, tan solo por los detalles. Procura tener controlados todos los aspectos que te hacen distinto de proyectos parecidos. Esto es una gran ventaja, al igual que saber las debilidades del mismo. De igual manera, procura saber cuales son las ventajas y las debilidades de tus competidores, este conocimiento te hará argumentar con la mayor de las elocuencias cuando te encuentres cara a cara con clientes potenciales o invitados a los que quieras impresionar.
Todo cuenta, conocer los pormenores de la organización de tus eventos, te hará ser más resuelto y confiado durante su celebración.
5º. La importancia del efecto visual
Tal y como hemos mencionado con anterioridad, la importancia de una buena organización de los espacios, es fundamental a la hora de sacar rédito al lugar de la celebración del evento. En el caso que tengas pensado poner aperitivos para los asistentes, deberás hacerlo en el recibimiento, al inicio del evento. Es la forma con la que conseguiremos relajar a las personas que nos vienen a ver, y conseguir que comiencen a prestar atención a la infraestructura montada a los efectos.
Utiliza mesas plegables para poner aperitivos y así poder retirarlas cuando se hayan terminado. De esta manera, aprovecharemos el espacio que inicialmente teníamos ocupado con las delicatessen, creando un efecto sugestivo favorable en el invitado. Este mismo estímulo sugestivo, si permanece por mucho tiempo, puede provocar un efecto contrario de rechazo, cuando los invitados ya han dado buena cuenta de la mayor parte de los aperitivos y han desperdigado por las mesas plegables parte de los pinchos, rompiendo la estética que queremos conservar.
Por último, ten la previsión de que en los escenarios que hayas podido montar, con ocasión de los eventos que organices, siempre puedas adherir, serigrafiar, o colocar de forma adecuada tu imagen corporativa. Es de suma importancia que los invitados, sepan en todo momento quién les está atendiendo y es por ello que un buen efecto visual en los eventos, se traduce en un éxito asegurado.