Este año se ha cumplido el 30º aniversario de una declaración de la renta que lo cambió todo. En 1988, el Ministerio de Economía lanzaba el programa Padre, un software pionero para el cálculo de los impuestos a liquidar y que supondría un antes y un después en la cultura del trámite en papel. Fue un primer paso y desde entonces se han dado grandes pasos para avanzar hacia la digitalización de gestiones tan primordiales para los entes públicos afirma el Grupo Temel. Otros ministerios, en cambio, todavía transitan por sendas más anticuadas. Es el caso del de Justicia, en el que nunca se materializó un plan efectivo de digitalización. Equipos obsoletos, softwares desactualizados o programas incompatibles entre distintos estamentos son algunos de los problemas que arrastra la administración de la justicia a la que a pesar de la digitalización aún sigue imperando una cultura del papel. El resultado: aunque algunos puntos del proceso, como las notificaciones, esté digitalizado, la mayor parte del trabajo se sigue realizando en papel.
En el lado opuesto se encuentran algunas entidades locales y regionales que, gracias a pequeñas decisiones, han conseguido disminuir su dependencia del papel. La Diputación Foral de Álava, por ejemplo, publica su Boletín Oficial desde hace años únicamente en formato electrónico. De esta forma, han evitado el consumo de 38 toneladas de papel. La Comunidad de Madrid también se ha puesto al día en este sentido y en 2017 aprobó su Plan Estratégico de Innovación y Modernización, destinado a impulsar el uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en los procedimientos de contratación pública. El objetivo, “aumentar la transparencia, incrementar la concurrencia, simplificar y agilizar los procedimientos y reducir los costes tanto para los empresarios como para las administraciones”.
Una adecuada gestión documental en las entidades públicas redundaría también en un mejor servicio al ciudadano. La tramitación electrónica de las gestiones ofrece mayor agilidad, eficiencia y garantías para las personas y para las empresas. También es indispensable la elección de una plataforma de gestión documental que se ajuste a las necesidades del proyecto. Innovaciones como Solpheo Suite y Solpheo Workcloud distribuidas por el Grupo Temel permiten abordar la transformación digital de los procesos y del puesto de trabajo, para dotar de más movilidad, más autonomía y colaboración a los empleados, además de poder acceder siempre a la información necesaria de manera ágil, segura y controlada.