Con la llegada del verano y la proximidad de las vacaciones, comienza la temporada alta de eventos al aire libre, una excusa perfecta para disfrutar del buen tiempo en compañía de amigos y familiares.
Según datos de VenuesPlace, el primer buscador de espacios para eventos corporativos y sociales, las terrazas y las azoteas son los espacios preferidos para acoger fiestas y eventos durante los meses de verano. De hecho, la plataforma cuenta dentro de su catálogo con cerca de 400 localizaciones especialmente preparadas para ello.
La organización de este tipo de eventos, al igual que cualquier otro, exige tiempo y dedicación. Para lograr su éxito, VenuesPlace analiza los 10 elementos clave que hay que tener en cuenta:
- PLANIFICACIÓN. El primer paso es tener claro qué se quiere organizar. «Para poder dar respuesta a esta pregunta, lo recomendable es coger papel y bolígrafo y escribir un breve listado en el que marquemos, punto por punto, objetivos y necesidades», señala Blanca Orbe, directora de Marketing de VenuesPlace.
- FECHA. Lo mejor es escoger un día en el que pueda asistir la mayoría de las personas, generalmente, viernes o sábados. Además, se deberá tener en cuenta que el evento no coincida con ningún otro acontecimiento público de gran relevancia, como un evento deportivo.»Las últimas semanas de este mes y los primeros días de julio son ideales para una fiesta al aire libre, ya que hay luz hasta tarde y hace buen tiempo sin el calor excesivo del mes de agosto», apunta Orbe.
- PRESUPUESTO. En todo momento se debe tener claro cuánto dinero se está dispuesto a gastar en la organización de la fiesta. A la hora de elaborar el presupuesto hay que pensar en las diferentes partidas: el lugar (lo ideal es destinar un 15% del presupuesto total al alquiler del espacio); la comida y bebida, que normalmente suelen ser de los gastos más importantes; y la decoración o personalización, que es algo que dice mucho de una fiesta y a lo que no se debe renunciar.
- LUGAR. Las terrazas y azoteas siguen siendo las reinas indiscutibles de las fiestas de verano, ya que son los espacios perfectos para el disfrute del buen tiempo y unas bonitas vistas. «Con la llegada del calor también es una gran idea elegir una finca particular que tenga piscina reservada. Otra buena opción, que últimamente está en pleno auge, es alquilar una vivienda privada, que dará al evento un ambiente más cercano y familiar», afirma la directora de Marketing de VenuesPlace.
- TEMÁTICA. Es fundamental tener claro el tipo de fiesta que se va a organizar para que, así, invitados, comida, bebida, decoración y música vayan acorde a ella. Una vez decidida la temática, será mucho más sencillo perfilar el resto de detalles.
- INVITADOS. Dependiendo del tipo de fiesta que se vaya a celebrar, la forma de elaborar la lista de invitados será de una manera u otra. En este caso, «si se quiere organizar una fiesta particular e informal, lo importante es invitar a las personas más cercanas al anfitrión, con el fin de poder crear un clima más cómodo para todos, dejando a un lado los compromisos», explica Blanca. «El número de invitados es muy importante en la elección del espacio adecuado. Todos deben caber y estar cómodos. Hay que hacer una lista con todos aquellos a los que nos gustaría invitar y clasificar para poder segmentar. Si la celebración es fuera de tu ciudad y los invitados deben desplazarse, hay que contar con que, aproximadamente, un 20% de ellos puede fallar. Si es en tu ciudad, este porcentaje se podría rebajar al 10%», añade.
- INVITACIONES. El tipo de invitación puede variar considerablemente de una fiesta a otra. Se puede optar, bien por una invitación creativa y original para que atraiga la atención de los invitados, o bien por una invitación impresa, algo más tradicional y clásico, que quede para el recuerdo de los asistentes. Pero, sin duda, «lo importante es que las invitaciones se envíen con la suficiente antelación para que las personas que vayan a asistir confirmen al anfitrión con tiempo y éste pueda hacerse una idea del número de personas con las que va a contar», opina Orbe. Para ello, los expertos de VenuesPlace recomiendan organizar dos tandas de envío. La primera, con bastante tiempo, incluso, si todavía no se tiene el lugar seleccionado (se puede empezar con un ‘Save the date’ y comunicar más adelante el resto de detalles). Según vayan confirmando su asistencia los invitados, se analizará si es necesario realizar un segundo envío.
- COMIDA Y BEBIDA. Cada vez se tiene más en cuenta posibles intolerancias o alergias, por ello, organizar un buffet, adaptado a diferentes gustos, es una de las mejores opciones. «Ahorrar dinero y, además, crear ambiente a nuestro evento es posible si optamos por corners temáticos de comida y bebida, showcooking, etc.», opina Blanca Orbe. Respecto a las bebidas, para darle a la fiesta un toque especial y sorprender a los invitados, es recomendable servir (aparte de los típicos refrescos, zumos, vinos o cerveza) unos originales y refrescantes cócteles o contar con una barra de mojitos para salir de lo “habitual”.
- DECORACIÓN. Dependerá de la temática elegida, pero nunca hay que dejar este punto a la improvisación. «La primera impresión entra por los ojos. La decoración que se prepare será la primera forma de sorprender a los asistentes y es un aspecto muy importante a la hora de ambientar la fiesta», señalan desde VenuesPlace.
- MÚSICA Y ENTRETENIMIENTO. Las fiestas de verano son ideales para echar mano de actividades de entretenimiento que le aporten al evento un aire más desenfadado y divertido, como concursos de baile o imitaciones, sesiones de karaoke o juegos clásicos (canciones prohibidas, palabras tabú, etc.). También se puede amenizar el evento con fotografías, videos, photocall, velas, etc.
Según datos de VenuesPlace, la contratación de espacios para este tipo de eventos, por lo general, no se realiza con tanta antelación como ocurre en otro tipo de celebraciones sociales. De hecho, es en los meses de abril y mayo cuando se reservan el mayor porcentaje de espacios destinados a este fin. Por lo general, entre 30 días y 3 meses de antelación.